Tipos de libros más usados en Excel: ¿Cuál deberías usar y cuándo?

Si estás estudiando ingeniería industrial o, ya trabajas en algún área del sector industrial, Excel se habrá convertido en una herramienta de tu día a día. Desde hacer diagramas de Gantt hasta formatos para análisis de tiempos, reportes o control de inventarios es innegable que Excel es el pan de cada día.

Pero aunque muchos lo usamos a diario, pocos le prestamos atención a un detalle clave cuando guardamos nuestros archivos, es decir, pocas veces sabemos el tipo de libro de Excel que estamos usando. Si no sabes cómo se inventó Excel, descúbrelo aquí.

Si no sabes qué diferencia hay entre .XLS, .XLSX, .XLSM o el misterioso .XLSB, no te preocupes. En este artículo te explico cuáles son los libros más usados en Excel, para qué sirven, y cuándo te conviene usar cada uno. Una guía sencilla pero poderosa, justo lo que necesitas si quieres aprovechar al máximo esta herramienta en tus proyectos y prácticas profesionales. También, puedes echarle un ojo a este vídeo y si quieres aprender más, suscríbete al canal, es gratis.

Libros más usados en Excel

1. XLS

El formato XLS es el estándar que se usaba en versiones antiguas de Excel, desde Excel 97 hasta Excel 2003. Entre sus características tenemos:

• Es un formato más limitado.

• No permite guardar ni ejecutar macros.

• Cuando abres un archivo .xls en una versión moderna de Excel, suele activarse el modo de compatibilidad, lo que impide aprovechar algunas funciones nuevas.

En la actualidad este formato se usa muy pocas veces, casi ha ha quedado obsoleto. Solo es útil si estás intercambiando archivos con sistemas muy antiguos o con alguien que aún vive en la era del disquete y no ha actualizado su versión de Paquetería Office.

2. XLSX

Desde Excel 2007, Microsoft introdujo el formato XLSX, que se ha convertido en el estándar moderno y este formato:

• Permite más filas, columnas y funciones que el .XLS.

• Es más seguro, ya que no permite macros (lo que evita ciertos virus escondidos).

• Comprime los datos automáticamente, lo que hace que los archivos sean más livianos.

Es el formato ideal para la mayoría de tus archivos así como el predeterminado en la mayoría de los equipos, una excelente opción si no necesitas usar macros. Por ejemplo, en Tablas de registro, cronogramas, Dashboards con fórmulas o análisis de información con funciones básicas y avanzadas.

3. XLSM

El formato XLSM es como el hermano mayor del XLSX, pero potenciado ya que permite guardar macros.

Una macro es una secuencia de pasos o acciones que puedes grabar para automatizar tareas repetitivas. Imagina tener que aplicar filtros, copiar datos, borrar columnas y luego generar un reporte ¡todos los días! Una macro hace eso en segundos con solo un clic.

Este formato es Igual que el XLSX, pero con la capacidad de almacenar y ejecutar macros y es ideal para automatizar procesos, por lo que es muy útil cuando estás en un entorno donde la productividad y automatización importan, por ejemplo:

• Automatización de reportes diarios o semanales

• Plantillas con botones personalizados

• Proyectos con flujos de trabajo complejos

• Formularios automatizados

4. XLSB

El formato XLSB es poco conocido, pero muy útil si trabajas con grandes volúmenes de datos. Es un archivo binario , lo que lo hace mucho más ligero permitiendo así abrir y guardar más rápido, especialmente en archivos con miles de filas o múltiples hojas. Un aspecto interesante es que admite macros, igual que el XLSM y almacena la información de forma más eficiente.

Se recomienda utilizarlo cuando trabajas con:

• Bases de datos grandes

• Listados extensos que suelen ponerse lentos en formato xlsx

• Archivos muy pesados en los que necesitas reducir el tamaño del archivo sin perder funcionalidad

En resumen

Aunque todos los formatos parecen similares, elegir el formato correcto de Excel puede marcar la diferencia entre un archivo funcional y uno problemático. Como estudiante o ingeniero industrial debes saber que dominar Excel no solo se trata de aplicar fórmulas y tablas dinámicas: también significa usar bien sus formatos. Esto te permitirá compartir archivos sin errores, ahorrar tiempo y asegurar la integridad de la información cuando un archivo tenga problemas de compatibilidad.