Cómo aplicar las 5's en la oficina
- Daniel Ramírez
- hace 11 minutos
- 3 Min. de lectura
Cuando hablamos de aplicar la metodología 5'S, muchas personas la asocian directamente con plantas de producción, almacenes o talleres. Sin embargo, su aplicación en oficinas es igual de importante, ya que el desorden por inofensivo que parezca puede provocar accidentes, pérdida de información y baja productividad.
Veamos como mejorar nuestra oficina.
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Recordemos que las 5S son una metodología de origen japonés enfocada en mejorar el orden, la limpieza y la disciplina en el lugar de trabajo aunque actualmente hay más S´s que puedes checar en este blog, nos enfocaremos en las 5 principales ya que al aplicarlas en la oficina serán suficientes para trabajar de forma más segura, eficiente y profesional.
1. Clasificar (Seiri)
Eliminar lo innecesario
El primer paso consiste en identificar y retirar de tu área de trabajo todo aquello que no necesitas para realizar tus actividades diarias.
Por ejemplo:
Documentos antiguos que ya no se utilizan
Cables o equipos que no están en funcionamiento
Artículos personales que ocupan espacio
Archivos digitales duplicados o mal organizados (Sí, también aplica al PC)
Tener objetos innecesarios en el escritorio no solo genera desorden, también aumenta el riesgo de derrames sobre el equipo o pérdida de documentos importantes.
2. Ordenar (Seiton)
Cada cosa en su lugar
Una vez que eliminaste lo innecesario, es momento de organizar lo que sí utilizas.
Mantener el teclado, mouse y monitor bien posicionados
Organizar los cables para evitar tropiezos
Etiquetar carpetas físicas y digitales
Definir espacios para documentos en proceso y terminados
El objetivo es que cualquier persona pueda encontrar lo que necesita de forma rápida y sin riesgos.
3. Limpiar (Seiso)
Detectar fallas a tiempo
La limpieza no solo mejora la apariencia del área de trabajo, también permite detectar posibles fallas o riesgos.
Por ejemplo:
Polvo acumulado (principal enemigo de los equipos electrónicos)
Cables dañados
Conectores flojos
Mobiliario inestable
Estos factores pueden provocar desde fallas en el equipo hasta accidentes laborales.
4. Estandarizar (Seiketsu)
Mantener las buenas prácticas
Una vez que el área está ordenada y limpia, es importante establecer reglas para mantenerla en esas condiciones.
Algunas prácticas recomendadas:
No consumir alimentos cerca del equipo, es preferible asignar un área para el desayuno o la merienda.
Guardar documentos al finalizar la jornada
Bloquear la computadora al levantarse
Evitar colocar objetos sobre el teclado
Esto ayuda a prevenir daños al equipo así como a proteger la información.
5. Disciplina (Shitsuke)
Convertir el orden en hábito
La última etapa consiste en mantener el compromiso con las buenas prácticas.
Aplicar disciplina implica:
Respetar los espacios definidos
Reportar fallas en el equipo
Evitar conexiones improvisadas
Proteger la información almacenada
El orden y la limpieza deben formar parte de la cultura laboral, no por quedar bien en una revisión o auditoría.
Beneficios de aplicar las 5S en la oficina
Aplicar las 5S en oficinas no requiere grandes inversiones, sino constancia y compromiso por parte de los trabajadores ya que también afecta el ambiente laboral disminuyendo el riesgo de accidentes aumentando la productividad reduciendo errores, aumentando la vida útil del equipo, mejorando el manejo de la información y promoviendo el orden.
En resumen esta cultura no solo mejora la imagen del área de trabajo, también impacta directamente en la seguridad y en la eficiencia de las actividades diarias. ¿En tu oficina aplicas las 5's?
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